CONSEJOS para Usar Google Calendar 📅

Consejos para usar Google Calendar. Puede ser difícil organizar y ser eficiente en tu trabajo o tu vida personal. Google Calendar es una herramienta que tiene varios usos prácticos para mejorar tu organización. Te mantiene al día de las fechas importantes y te permite organizar tu día en los momentos más ocupados.

En este artículo veremos cómo  puedes utilizar Google Calendar tanto en tu trabajo como en tu vida personal. Estos consejos te pueden ayudar a trabajar mejor con tus compañeros. También, te ayudará a priorizar tus tareas.

Separa tus calendarios personales y de trabajo

Cada cosa en su lugar. Separar los calendarios laborales y personales te permitirá gestionar ambos aspectos sin confundirlos. Google Calendar permite de forma muy sencilla tener varios calendarios y visualizarlos en conjunto o por separado cuando lo necesites.

Al tener separados tus calendarios puede mantener tus eventos privados fuera del calendario de trabajo. Lo que se traduce en que las tareas de tu trabajo sean las principales en tus horas de trabajo. Además, puedes asignar diferentes colores a tus calendarios para ayudarte a separar de manera visual los eventos cuando lo consultes.

Oculta los detalles de los eventos en Google Calendar 😶‍🌫️

Tener separados los calendarios de trabajo y personal te permite tener más privacidad con tus compañeros de trabajo.

Sin embargo, hay veces que es importante que no sean vivibles los detalles de algunos eventos de trabajo específicos. Con Google Calendar puedes ocultar los detalles de los eventos a quienes no están en invitados.

Solo podrán ver los eventos y su duración, pero ninguno de los detalles.

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Añade archivos adjuntos – Consejos para usar Google Calendar

En algunas reuniones es crucial contar con documentos para analizar o revisar. Google Calendar te permite en vez de enviarlos por correo electrónico y que se pierdan en las saturadas bandejas de tus compañeros, adjuntarlos a la invitación de la reunión.

Haciendo así te aseguras de que los asistentes tengan acceso a la información de forma centralizada. Además, si invitas a más personas más tarde tendrán los documentos en ese lugar.

Si utilizas Google Drive puedes añadir los documentos directamente y editarlos en línea por todos los miembros. Esto ahorra mucho tiempo, ya que se pueden abrir los documentos desde el calendario si necesitan volver a consultarlos por cualquier motivo.

Añade tu horario de trabajo a Google Calendar

Con la realidad del trabajo actual cada vez más personas trabajan en remoto, lo que abre la posibilidad de tener compañeros en diferentes zonas horarias. O pueden que existan diferentes horarios dentro de un mismo equipo.

Google Calendar te permite añadir tu horario de trabajo directamente, de modo que quienes quieran invitarte a una reunión pueden ver las horas en las que estás disponible.

También puedes ajustar tu horario de trabajo si te tomas un día libre o estás de vacaciones, para que tus compañeros y jefes sepan que no estás disponible para las reuniones. O si quieres reservar tiempo para trabajar concentrado, puedes bloquear horas donde no vas a estar disponible para reunirte.

Añade ubicaciones a tus reuniones 📍

Especialmente útil si tienes que ir a un evento o una reunión fuera de la oficina. Google Calendar se integra con Google Maps, para poder añadir una ubicación específica.

Pulsando en el evento del calendario puedes abrir directamente las indicaciones en Google Maps para que te guíe al lugar. Muy práctico para ganar tiempo y no tener que estar buscando la direcciones.

Establece alertas en Google Calendar 🚨

Cuando pasa tiempo desde que creaste una reunión o la aceptaste, es más probable olvidarla. O quizás como alguna vez pasa estás concentrado en una tarea y pierdes la noción del tiempo.

Para evitar olvidarte, llegar tarde o no asistir tienes disponibles los avisos en Google Calendar. Puedes configurar las alertas para que te avisen cuando lo necesites, desde unos minutos antes o incluyo unos días.

Importar calendarios ↩️ Consejos para USAR Google Calendar

Es probable que quieras importar calendarios, por ejemplo, si te reúnes regularmente con un equipo de trabajo, puedes importar sus calendarios con su permiso, para saber cuál es el mejor momento para programar una reunión.

También, en internet existen calendarios públicos de eventos deportivos o diferentes actividades para no reservar nunca una actividad en esos momentos.

Comparte tu calendario con otras personas

Del mismo modo que importar los calendarios de otras personas pueden darte una idea de su disponibilidad, compartir tu calendario con tus compañeros de trabajo les da la misma información.

Conocer la disponibilidad puede reducir el intercambio de correos electrónicos para decidir el día y hora de una reunión. Lo que significa que tienes más tiempo para hacer tareas.

Además, si tienes pareja, compartir tu calendario con ella, te permitirá conciliar mejor los eventos familiares con el trabajo, especialmente si tienes hijos.

Deja que Google Calendar encuentre un hueco

Cuantas más personas invites a una reunión, más horarios tendrás que respetar para encontrar una hora que sea la mejor para todos.

Debido a este problema común, Google ha añadido un práctico asistente de programación para ayudarnos a descubrir las horas en las que todas las personas invitadas están disponibles durante una franja horaria concreta.

Asistir a reuniones virtuales en Google Calendar

Si en tu empresa no se utiliza ningún software como Microsoft Teams, puede aprovechar para usar Google Meet.

Cuando crees una reunión, basta con pulsar el botón, crear videollamada para que todos los invitados puedes unirse a Google Meet.

Para unirse a la videollamada tan solo hay que pulsar en el botón de la invitación.

Husos horarios Google Calendar – Consejos para usar Google Calendar

Al igual que puedes alternar diferentes horarios de trabajo, también puedes aprovechar los relojes mundiales integrados.

Si trabajas con personas de todo el mundo, esta función te ayuda a cumplir los plazos y las reuniones porque tendrás acceso a las diferentes zonas horarias del mundo.

Puedes añadir otras ubicaciones horarias que verás en tu calendario.

Envía un correo electrónico a todos los asistentes Google Calendar

Google Calendar te puede ayudar cuando necesites enviar un correo electrónico masivo a todos los asistentes a un evento.

Solo tienes que abrir el evento y hacer clic en el botón “Enviar un correo a los invitados”. Esto puede ayudarte a ahorrar tiempo en tu jornada de trabajo y aumentar tu eficiencia.

Activa las notificaciones de escritorio

Considera la posibilidad de activar la función de notificaciones del escritorio si quieres asegurarte de no perderte una reunión importante.

Esta útil función lanzará un aviso emergente cuando una reunión está empezando o está a punto de comenzar.

Con esta opción actividad no tienes que preocuparte de tener el calendario abierto para recibir una notificación o una actualización de la reunión.

Establecer periodos para citas en Google Calendar

Si quieres asegurarte de tener tiempo para estar centrado en tus tareas de trabajo, puedes crear periodos de tiempo para reuniones.

Esta opción te permite que los demás vean cuando estás disponible para una reunión.

Puedes establecer un periodo de disponibilidad en un día en concreto o generarlo de forma recurrente en tu calendario los mismos días y horas cada semana.

Por ejemplo, si trabajas mejor las primeras horas de la mañana, puedes bloquear tu agenda hasta las 12, y colocar una franja de disponibilidad para reuniones de 12 a 14 de la tarde.

Cuando tus compañeros quieran invitarte a una reunión, es más probable que convoquen las reuniones en ese momento específico en vez de hacerlo en otras horas que ya tienes ocupadas.

Crea una vista personalizada – Consejos para usar Google Calendar

Puedes configurar una opción adicional para visualizar tu calendario como tú prefieras.

Las vistas de semana y mes están muy extendidas y casi todo el mundo las utiliza, pero también puedes configurar una vista personalizada para mostrar lo que necesites.

Por ejemplo, si estás trabajando en un Sprint durante las dos próximas semanas, puedes generar una vista personalizada que muestre el calendario en 2 Semanas, de modo que siempre puedas visualizar las dos semanas siguientes y te permita tener una vista completa para cumplir con tus objetivos.

Usa atajos de teclado – Consejos para usar Google Calendar

Hay unos cuantos atajos de teclado que puedes dominar para ser productivo usando Google Calendar.

Sin atajos de teclado dedicas más tiempo del necesario, mientras que empleando atajos puedes moverte más rápidamente y ganar más tiempo para ser más eficiente.

🤓 Resumen consejos para usar Google Calendar

Hemos visto algunos consejos para usar Google Calendar.

Si quieres que profundice más el uso de herramientas de Google escríbeme en el formulario de contacto.