Trabajar desde casa: Cómo organizar tu trabajo en casa 🗃️

Seguimos con la serie de artículos que te enseñaran a trabajar desde casa y hacerlo de la manera más eficiente posible 💻. En el artículo anterior, vimos cómo configurar tu espacio de trabajo y en este segundo analizaremos cómo organizar tu trabajo en casa. 🏡

Trabajar desde casa supone un reto para ti a la hora de organizar tu trabajo. Hay una gran cantidad de tareas por hacer y no puedes quedarte atrás respecto a tus compañeros.

Sin embargo, hacer muchas cosas no garantiza que estés trabajando bien. Si no has planificado y priorizado tu trabajo, es posible que estés desperdiciando energía o peor de todo, que estés perdiendo el tiempo.

Ningún viento es favorable para quien no sabe a qué puerto se encamina.

Séneca

Por tanto, puedes que te preguntes: ¿Cómo puedo organizarme cuando trabajo en casa?

Precisamente de eso vamos a hablar, de cómo organizar tu trabajo en casa planificando y priorizando eficazmente las cosas que tienes que hacer y veremos dos aspectos.

Cómo organizar tu trabajo en casa a pequeña y gran escala

Es importante dominar estos dos aspectos: organizar a pequeña escala, planificar tu día de trabajo. Y a gran escala, planificar semanas y meses. Cuando trabajas desde casa se hace aún más necesario que controles bien estos dos aspectos.

Porque la responsabilidad de administrar bien tu tiempo y energías depende exclusivamente de ti. Por tanto, es fundamental que sepas establecer las prioridades correctas.

Organizar el trabajo a pequeña escala – Planificar el día

La base para planificar adecuadamente tu día es crear una lista. Puedes hacerlo en cualquier medio, una libreta de papel, una pizarra que tengas en casa, aplicación de notas o incluso en una aplicación de gestión de tareas.

Sea cual sea el método que utilices, hay una cosa que debes tener en cuenta cuando estás haciendo tu planificación diaria. Muchas veces esa lista no describe lo que deberías hacer, de hecho, tampoco refleja lo que puedes hacer.

Digo esto porque he visto a muchos profesionales, con una lista de tareas de más de 10 cosas para hacer en un día, no estoy hablando de tareas pequeñas como llamar a un cliente o enviar un email.

A mí también me ha pasado de permitir que mis buenas intenciones, de «poder con todo», ver todo lo que tengo que hacer con demasiado optimismo y subestimar el tiempo que se tarda en hacer las cosas. El resultado final, es que no llego a poder abordar ni una cuarta parte de esa lista.

Si te sucede esto, vas a tener en esa lista más tareas de las que puedes hacer. Y al final del día te vas a sentir frustrado, porque van a quedar una gran cantidad de cosas sin hacer y vas a ir arrastrando como una bola de nieve al día siguiente todas las tareas.

Lista de tareas realista😀

Por tanto, tenemos que esforzarnos por mantener una lista realista de las cosas que somos capaces de hacer ese día. Si fallamos y no conseguimos hacer todo hagamos un análisis realista y planifiquemos con mayor precisión el siguiente día.

Esto puede ser complicado y llevarnos algún tiempo para poder cambiarlo, ya que nuestro cerebro no está diseñado para hacer estimaciones de tiempo precisas de las tareas.

De hecho, hay algunos estudios, que indican que la gente normalmente suele dar la misma respuesta cuando se le pide que digan cuando van a tardar en hacer una cosa en el mejor de los casos y cuando van a tardar en un caso promedio.

Claro, por definición siempre vamos a tardar más en el caso promedio que el mejor de los casos. Por ejemplo, imagina que tienes que ir al trabajo en coche. Bueno, si estás trabajando desde casa no tiene mucho sentido ;), pero usémoslo como ejemplo.

En el mejor de los casos, es que todos los semáforos 🚦 en color verde y que no hubiera tráfico en absoluto.

En un caso promedio no sería así, tendríamos algunos en verde, otros en rojo 🔴, tendríamos tráfico de otros coches 🚕. Así que tenemos que combinar ambos para estimar bien el tiempo que tardaremos en llegar a la oficina.

Es posible que algún día tengamos suerte y estén todos en verde, o todos en rojo, pero la mayoría serán el promedio de los dos.

Dividir las tareas en trozos pequeños ✂️

Dividir una tarea grande en pequeños trozos te permite planificar con mayor precisión y luego organizar y calendarizar esos pequeños trozos.

Esta estrategia se la conoce como Time Blocking. Para usarla debes asignar en tu calendario esos pequeños bloques de tiempo. Esta técnica no funciona para todas las personas, ya que se sienten demasiado encorsetados, como si fuera piezas de una máquina.

No obstante, el Time Blocking ayuda a muchas personas a avanzar con sus tareas y evitar procrastinar o dejar para después las cosas las cosas importantes durante el día.

Procrastinar es un gran problema, especialmente cuanto trabajas desde casa. Piensa que cuando planificas tu día estas en una fase de análisis y una vez que empiezas a trabajar pasas a un modo robot.

En ese momento tu trabajo solo consiste en ejecutar el plan que has hecho antes. Cuanto más preciso y concreto sea ese plan es más probablemente que te ajustes a él y lo hagas.

Sin embargo, si no te sientes cómodo con esta técnica:

1. Te recomiendo al menos que tengas una lista de tareas de tu día en el orden en las que las vas a hacer.
2. Pon al principio las tareas que sean más difíciles e importantes especialmente cuando trabajas desde casa.

¿Por qué? Cuando estas en la oficina a menudo te puedes dedicar a otras tareas menos importantes como responder correos, pero cuando las termines, inevitablemente vas a tener que ponerte con las tareas grandes y que no quieres hacer.

Pero en casa, siempre hay algo que hacer, limpiar, algo que ordenar. Es muy fácil distraerse, por eso tener una planificación, un plan sólido y ordenador te ayudara a concentrarte en la tarea.

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Organizar el trabajo a gran escala – Planificar a medio o largo plazo 🎯

Como menciono al principio hacer muchas cosas, solo es importante si están dirigidas por una planificación. Por tanto, como la mayoría de los objetivos que nos ponemos son a medio o largo plazo, necesitamos mirar más allá de nuestro horario de trabajo diario.

Tenemos que planificar eficazmente las próximas semanas y meses. Existen algunas técnicas que nos permiten realizar un seguimiento a largo plazo, incluso con aquellas que no tienen una fecha límite.

Método Kanban – Cómo organizar tu trabajo en casa

Este método es utilizado por equipos en todo el mundo para realizar proyectos de todo tipo. En esencia, el método Kanban utiliza tarjetas y listas.

Las tarjetas guardan detalles sobre las tareas individuales, mientras que las listas indican las etapas del proyecto.

Así que, mientras trabajas en tareas del proyecto, las tarjetas se van moviendo entre las diferentes listas o etapas. De esta manera, tenemos una vista de pájaro visual de cómo está avanzando el proyecto.

Por supuesto, existen muchas más técnicas de las que podíamos hablar, sin embargo, para que este artículo sea breve, me gustaría centrarme en hablar de la priorización.

Priorizar trabajo – Método 4 listas

Una manera sencilla de organizarte y priorizar si estás trabajando desde casa, es utilizar el sistema de las 4 listas. En estas listas entra cualquier tarea, independientemente de la categoría a la pertenezca.

Listas:

• 📆 Hoy: Son tres o cuatro tareas más importantes que tienes que hacer hoy. Un error de código que estas arreglando, un informe, una revisión de código, etc.
• 🔥 En el fuego: Como pasa en cocina aquello que tienes en un fogón, a fuego lento, pero que después tendrás que prestarle atención. Todo aquello que no estamos haciendo ahora, no es importante por el momento, pero podría serlo, normalmente son cosas que no harías hoy, pero si en los siguientes días.
• 🔁 A diario: Revisar el correo electrónico, consultar indicadores, las cosas que haces todos los días, son tareas pequeñas y se hacen muy rápido.
• 📌Programado: Elementos programados que pasan de vez en cuando, hacer una copia de seguridad, comprobar estadísticas, algo que pasa todos los meses o cada 3 meses o un año. No tenemos que pensar en ello a diario.

Este sistema evita que tengas muchas listas llenas de tareas que no revisas. También, por ejemplo, que tengas asignadas con fecha de vencimiento hoy 10 tareas, pero que solo puedas terminar 3 y tengas que estar reprogramando las mismas cosas una y otra vez.

Si tu lista de cosas en «🔥 En el fuego» está llena, no hay problema porque sabes que no las vas a hacer hoy. Iras sacando cosas de esa lista en base a la importancia y urgencia.

Puedes utilizar una herramienta como Todoist para implementar este sistema.

🤓Resumen cómo organizar tu trabajo en casa

Hemos visto en este artículo cómo organizar tu trabajo en casa, primero a pequeña escala creando un plan a diario para ti y tu equipo. Limitar el tamaño de las tareas dividiéndolas y planificar con Time Blocking o con una lista de tareas, donde primero estarán las tareas más importantes.

También hemos visto cómo organizarnos a gran escala, medio y a largo plazo con el método Kanban y el de las 4 listas.

¿Qué te ha parecido? Si necesitas ayuda para organizarte cuando trabajas desde casa. Escríbeme en el formulario de contacto.