Cómo liderar equipos en remoto 💻

En este artículo veremos cómo liderar equipos en remoto 💻 con los cambios producidos en los últimos años, en los que cada vez más empresas tienen equipos deslocalizados. 🌍 Esta nueva situación hace que los líderes tengan que adaptarse y aprender a liderar y gestionar sus equipos a distancia. 🖇️

Liderar y dirigir equipos en remoto requiere desarrollar habilidades diferentes a las necesarias de forma presencial.

Por lo tanto, analizaremos 5 consejos que te ayudarán a liderar tus equipos en remoto y desarrollar las habilidades para hacerlo de forma eficaz. Estos consejos los he extraído de lo que he aprendido durante 14 años dirigiendo equipos ubicados en diferentes países.

Cambios al liderar equipos remotos 🤷‍♀️

Trabajar con equipos remotos supone un cambio de «Mindset» o mentalidad. Los responsables de los equipos no pueden limitarse a ser simples gestores ya que esto no funciona en el trabajo remoto. Deben liderar a sus equipos. 

Esto es especialmente difícil ya que no se dispone de un contacto diario cercano con las personas. La interacción se limita a correos electrónicos o video llamadas lo que dificulta enormemente conocer, comprender su estado de ánimo y el contexto que viven.

No disponer de esa interacción presencial dificulta los seguimientos, ya que no tenemos el mismo control de sus acciones y tareas. 

En vista de estos problemas que se presentan no es suficiente con ser un buen “Gestor” de equipo, sino que debes ser un “líder” y un referente para ellos.

Consultar a líderes con experiencia 👂🏻

El primer punto para liderar equipos en remoto de forma eficaz es apoyarte en la experiencia de compañeros que ya hayan liderado equipos a distancia.

Una de las mayores fuentes de aprendizaje es la experiencia. Cuando empecé a liderar equipos a en diferentes localizaciones en el año 2009 para mí fue un desafío.

En mi caso tenía cierta experiencia trabajando en colaboración con otras oficinas en diferentes ciudades. Sin embargo, cuando me asignaron supervisar un equipo remoto, dividido en un equipo local de dos personas y una tercera en otra ciudad me resulto complicado gestionarlo.

Hacer un seguimiento o resolver dudas con el equipo local era sencillo, solo tenía que levantarme de mi mesa y hablar con ellos. Pero gestionar a la persona que estaba a 400 kilómetros era más difícil.

En mi oficina había una compañera que contaba experiencia gestionando equipos remotos, así que le pedí consejo en diferentes aspectos, por ejemplo: como marcar objetivos como equipo, como supervisar el trabajo remoto, como gestionar riesgos y problemas, comunicación, hacer Team Building, etc.

Su experiencia me ayudó mucho en esa fase inicial y con el tiempo me ha permitido dirigir equipos de más de 70 personas en remoto en diferentes ciudades y países. Es posible que en tu caso no cuentes con una compañera que pueda ayudarte, si es así escribirme con tus dudas sobre liderar equipos remotos.

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Documenta cómo liderar en remoto 📋

La documentación es fundamental ya sea para nosotros mismos o para los integrantes de nuestro equipo. Por lo que te recomiendo que anotes todas las cosas que vayas aprendiendo de dos maneras.

Repositorio personal de liderazgo

Tener un repositorio personal, es decir un lugar donde guardar o anotar las ideas y consejos que vas aprendiendo te servirá como referencia en tu carrera profesional y te permitirá compartirlo con las personas de tus equipos a las que quieras ayudar para que se conviertan también en líderes.

Puedes empezar con un documento en Google Docs, o utilizar una aplicación como Notion que te permite hacer una wiki con tus notas y referencias o usar la aplicación que utilice tu empresa como puede ser Confluence. Lo importante es que puedas compartirlo fácilmente con otras personas.

Sistema de documentación del equipo remoto

Además de tener tu repositorio personal de liderazgo, podrías implementar un sistema de documentación para cada uno de los equipos que supervisas. 

Tener este sistema te permite abordar uno de los desafíos más importantes cuando diriges un equipo remoto: Mantener a todo el mundo informado de la manera más eficiente. 

Haz los esfuerzos necesarios para implicar a todo el equipo para que mantengan actualizado este sistema de documentación ya que les beneficiará a ellos y también a los nuevos miembros que se incorporen en el futuro.

Establecer un plan de comunicación 📞

Independientemente de cuál sea tu opinión actual sobre la transparencia, los líderes deben comunicar mucho más cuando trabajan con un equipo remoto. Los miembros del equipo esperan actualizaciones frecuentes de todo lo que sucede en el proyecto y en la compañía. Se transparente, claro y comunica todo aquello que les interesa. 

Aprovecha para comunicarte de manera informal e intencional con ellos. Es importante que sea intencional ya que trabajando en remoto no se van a producir conversaciones de forma espontánea como en una oficina.

Debes reemplazar esos encuentros casuales en la máquina de café, en un pasillo o cuando vas a preguntar una duda a un compañero por conversaciones específicas.

Para hacer esto considera la posibilidad de generar una sala de chat de audio durante una franja de vuestra jornada, por ejemplo, de 12:00-14:00. En esta sala los miembros pueden estar conectados o entrar y salir de ella. Con esto podemos simular el ambiente que se genera en una oficina física, reduciendo la distancia emocional entre las personas y ser un foro para comentar o hablar de forma distendida mientras se trabaja. 

Además, reserva tiempo en tu agenda para reunirte con tu equipo, interesarte por ellos, preguntarles y escuchar sus respuestas. Además de hacer el seguimiento de las tareas asignadas y los plazos. 

Otra recomendación es que programes en tu agenda de forma recurrente conversaciones individuales, no deben ser de mucho tiempo, pero en mi experiencia las personas se sienten más cómodas en una conversación 1 a 1 manteniendo charlas privadas y personalizadas. 

Minimiza el stack o pila de herramientas 📱

Un equipo que trabaja en remoto necesita herramientas de comunicación, colaboración, videoconferencias, compartir ficheros, gestionar el tiempo, proyectos, tareas, etc. También necesitas poder conectarse en remoto compartir la pantalla o ayudar a un compañero, aplicaciones que ayuden a concentrarse etc.

En este artículo encontrarás todas las herramientas que necesitas para trabajar con equipos remotos.

Una vez que tengas definidas las herramientas que necesitas para trabajar con tu equipo, intenta usar las mínimas posibles. Aprovechas las suites de Google Workspace, Microsoft 365 o herramientas como ClickUp o Notion para tener todo vuestro trabajo en ellas.

Si tenéis que conectar a sistemas internos a través de una VPN, asegúrate de que todo el mundo accede fácilmente y tienes instrucciones claras documentadas, además de un contacto de soporte para cuando surjan problemas de conectividad.

Cambiar la mentalidad de liderazgo 🧠

Si has trabajado mucho tiempo en una oficina, seguramente tienes interiorizada lo que llamo las “office management practices”. Es decir que tienes asimiladas una serie de rutinas y costumbres a la hora de gestionar equipos de manera presencial.

Esa manera de trabajar no es válida cuando lo hacemos con equipos remotos, por tanto, debe ser un proceso de cambio gradual, no es un interruptor que activamos y pasamos de trabajar con equipos presenciales a hacerlo en remoto.

Si lideras un equipo tienes que ser consciente de ese proceso, ser un líder iterativo que esté abierto a examinar las cosas que funcionan y las que no, para después compartir tu experiencia con tu equipo. 

Hoy en día sigue habiendo algunas personas, que creen que el único aspecto para tener en cuenta dentro de un equipo de trabajo es sacar adelante las tareas sin problemas. 

Esta manera de pensar hace aguas puesto que no se tiene en cuenta las características básicas de las personas y su necesidad de comunicación e interacción cuando trabaja dentro de un equipo.

Trabaja en fomentar la confianza ya que es fundamental para el compromiso con el trabajo y los objetivos. Lo que hará que las personas estén unidas al equipo y a la compañía. Por así decirlo es el pegamento que une a todo el equipo.

3 pilares del trabajo en remoto 🏛️

Gestionar un equipo en remoto, en mi experiencia se reduce a tres pilares fundamentales, comunicación, confianza y objetivos compartidos.

Comunicación en un equipo remoto hará que las personas estén cómodas y exista un buen ambiente de trabajo, lo que fortalecerá los vínculos personales.

Confianza dentro del equipo remoto será el vínculo de unión de las personas y lo que permitirá que se comprometan a sacar adelante las tareas.

En el trabajo en remoto no tenemos el control, por lo que se hace más necesario trabajar en la confianza en el equipo. Ser buenos gestores al trabajar en remoto no es suficiente, debemos trabajar en desarrollar nuestra capacidad de delegar y confiar en nuestro equipo.

Por último, los objetivos deben estar claros para el equipo y también los indicadores para medirlos y controlarlos. A conocer cómo se mide el trabajo les permite planificar y hacer sus tareas con mayor confianza y autonomía. Estos objetivos deberían ser cortos y alcanzables por todos para que el equipo esté motivado.

🤓 Resumen cómo liderar equipos en remoto

En resumen, hemos visto en este artículo 5 consejos cómo liderar equipos en remoto:

1. Documenta cómo liderar en remoto.
2. Establecer un plan de comunicación.
3. Minimiza el stack o pila de herramientas.
4. Cambiar la mentalidad de liderazgo.
5. Pilares de trabajo en remoto. Comunicación, confianza y objetivos.

¿Qué te ha parecido? Si necesitas ayuda para liderar equipos en remoto escríbeme en el formulario de contacto.